خدمات تشریفات نمایشگاه شهر آفتاب: از پذیرایی تا مهماندار و غرفه سازی

نمایشگاه بین المللی شهر آفتاب یکی از بزرگ ترین مجموعه های نمایشگاهی ایران است که در سال های اخیر میزبان رویدادهایی مثل نمایشگاه بین المللی کتاب تهران و بسیاری از نمایشگاه های تخصصی بزرگ بوده است. وسعت بالای این مجموعه و سالن های چندهزار متری آن، تجربه ای متفاوت از نمایشگاه های معمول شهری ایجاد می کند؛ هم از نظر فرصت دیده شدن برند، و هم از نظر پیچیدگی اجرای تشریفات.

به همین دلیل، برندهایی که برای اولین بار در شهر آفتاب غرفه می گیرند، معمولا با سوالات لجستیکی بیشتری نسبت به نمایشگاه های داخل شهر روبرو می شوند؛ از نحوه دسترسی گرفته تا زمان بندی ورود تجهیزات و نیروها.

نمایشگاه هایی که در شهر آفتاب برگزار می شوند، معمولا از نظر تعداد بازدیدکننده و تعداد غرفه، در مقیاس بزرگ تری نسبت به نمایشگاه های متوسط شهری قرار دارند. همین موضوع یعنی حجم کار تشریفات، از تعداد نیروی مهماندار گرفته تا میزان پذیرایی موردنیاز در طول روز، باید از قبل با مقیاس واقعی رویداد هماهنگ باشد، نه با تجربه یک نمایشگاه کوچک تر در ذهن برنامه ریزی شود.

نمایشگاه شهر آفتاب کجاست و چرا تشریفات آن تفاوت دارد؟

مجموعه نمایشگاهی شهر آفتاب در جنوب تهران و نزدیک آزادراه تهران، قم قرار دارد؛ یعنی برخلاف نمایشگاه بین المللی تهران که در داخل بافت شهری و نزدیک بزرگراه چمران است، شهر آفتاب فاصله قابل توجهی از مرکز شهر دارد. این مجموعه روی زمینی حدود ۱۳۵ هکتار ساخته شده و شامل سالن ملل به عنوان هال اصلی ورودی، به همراه چند سالن بزرگ موسوم به سالن های سه قلو است که هرکدام چندین هزار متر مربع فضای نمایشگاهی دارند.

این مجموعه ایستگاه مترو اختصاصی خودش را دارد و پارکینگ بسیار بزرگی هم برای خودروهای شخصی و وسایل حمل تجهیزات در نظر گرفته شده است. اما همین وسعت زیاد باعث می شود جابجایی تجهیزات، هماهنگی زمان ورود نیروها و پیدا کردن مسیر درست بین سالن ها، برای تیمی که برای اولین بار آنجا کار می کند، کمی پیچیده تر از یک نمایشگاه معمولی شهری باشد.

برای نیروهای مهماندار و پذیرایی، وجود ایستگاه مترو اختصاصی یک مزیت واقعی است، چون باعث می شود حضور به موقع تیم در ساعات اولیه صبح، حتی بدون وابستگی کامل به ترافیک جاده ای، قابل برنامه ریزی باشد. اما برای تجهیزاتی که باید با وانت یا کامیونت حمل شوند، شناخت دقیق محل های مجاز بارگیری و تخلیه، و فاصله واقعی آن ها تا سالن غرفه شما، چیزی است که فقط با تجربه قبلی کار کردن در همین مجموعه به دست می آید.

خدمات تشریفات سالی در نمایشگاه شهر آفتاب

تیم ما همان سطح خدماتی که در نمایشگاه بین المللی تهران ارائه می دهد را به طور کامل در شهر آفتاب هم اجرا می کند:

• پذیرایی نمایشگاهی شامل پک صبحانه، میوه و پذیرایی رسمی برای مهمانان غرفه
• نیروی مهماندار نمایشگاهی برای استقبال و راهنمایی بازدیدکنندگان
• کافه بار نمایشگاهی و باریستای حرفه ای برای غرفه
• فینگرفود نمایشگاهی برای پذیرایی سبک و سریع
• غرفه سازی متناسب با ابعاد بزرگ سالن های شهر آفتاب
• اجاره تجهیزات نمایشگاهی شامل میز، صندلی، نورپردازی و تجهیزات صوتی تصویری
• خودروی تشریفاتی برای جابجایی مهمانان ویژه از مرکز شهر تا شهر آفتاب
• مترجم نمایشگاهی برای ارتباط با بازدیدکنندگان خارجی

نیازی نیست برای هر بخش یک تامین کننده جداگانه پیدا کنید؛ همه این خدمات توسط یک تیم واحد و با یک نقطه هماهنگی برای غرفه شما در شهر آفتاب اجرا می شود.

چالش های اجرایی خاص شهر آفتاب و راه حل ما

• فاصله از مرکز شهر: برنامه ریزی زمانی حمل تجهیزات و اعزام نیروها با در نظر گرفتن این فاصله انجام می شود تا هیچ بخشی از برنامه با تاخیر شروع نشود
• وسعت بالای سالن ها: تیم اجرایی ما مسیرهای کوتاه تر بین نقاط بارگیری و محل غرفه را از قبل می شناسد
• هماهنگی با مقررات مجموعه: مجوزهای ورود خودرو، تجهیزات و نیرو پیش از روز اجرا با مدیریت سالن هماهنگ می شود
• دسترسی مهمانان ویژه: برای مهمانانی که از مرکز شهر به شهر آفتاب سفر می کنند، گزینه خودروی تشریفاتی مسیر را ساده تر می کند

تناسب پذیرایی و نیروی انسانی با نمایشگاه های چندروزه بزرگ

بسیاری از رویدادهایی که در شهر آفتاب برگزار می شوند، چند روز متوالی ادامه دارند و حجم بازدیدکننده روزانه آن ها به مراتب بیشتر از یک نمایشگاه معمولی یک یا دو روزه است. این موضوع مستقیما روی برنامه ریزی پذیرایی و تعداد نیروی موردنیاز غرفه شما تاثیر می گذارد.

برای مثال، تعداد نیروی مهماندار و پذیرایی که برای یک غرفه کوچک در یک نمایشگاه دو روزه کافی است، معمولا برای همان غرفه در یک رویداد پنج روزه و پرتردد شهر آفتاب جوابگو نیست؛ نیروها خسته می شوند، سرعت پذیرایی کاهش پیدا می کند و در ساعات شلوغ، کیفیت برخورد با مهمانان افت می کند. به همین دلیل، تیم ما پیش از هر پروژه، بر اساس تعداد روزهای برگزاری و پیش بینی ترافیک بازدیدکننده، تعداد نیروها و میزان اقلام پذیرایی را به صورت واقع بینانه محاسبه می کند، نه بر اساس یک فرمول ثابت برای همه نمایشگاه ها.

مراحل هماهنگی تشریفات در شهر آفتاب

پاسخ به نگرانی های رایج قبل از اجرا در شهر آفتاب

سوالات متداول درباره تشریفات نمایشگاه شهر آفتاب

چرا هماهنگی محلی در شهر آفتاب اهمیت دارد

خیلی از برندهایی که برای اولین بار در شهر آفتاب غرفه می گیرند، همان تامین کننده ای را در نظر می گیرند که قبلا در نمایشگاه بین المللی تهران با او کار کرده اند، بدون این که بپرسند آیا آن تیم با لجستیک این مجموعه جدید هم آشنایی دارد یا نه. نتیجه این کار معمولا تاخیر در تحویل تجهیزات، سردرگمی در پیدا کردن مسیر داخلی سالن ها یا هماهنگی ناقص با مقررات ورود است.

به همین دلیل، وقتی تیم اجرایی از قبل مسیرهای شهر آفتاب، محل دقیق بارگیری و زمان بندی واقعی رفت و آمد در این مجموعه را بشناسد، همان کیفیت اجرایی که در نمایشگاه بین المللی تهران تجربه کرده اید، بدون کم و کاست در شهر آفتاب هم تکرار می شود.

برای برندی که غرفه اش را در یکی از سالن های سه قلوی شهر آفتاب برپا می کند، این یعنی می تواند روی محصول، فروش و ارتباط با مشتری تمرکز کند، بدون این که نگران جزئیات اجرایی مثل مسیر ورود کامیون تجهیزات یا محل دقیق پارک خودروی تشریفاتی مهمانانش باشد. این دقیقا همان چیزی است که تیم تشریفات سالی برای هر پروژه در شهر آفتاب فراهم می کند.